COVID-19 – Instructions aux parties pour la tenue de l’audience par vidéoconférence

Le Conseil canadien des relations industrielles (le Conseil) tiendra l’audience par vidéoconférence, en utilisant la plateforme Web Zoom. Afin d’assurer le bon déroulement de l’audience par vidéoconférence, les parties sont invitées à prendre les mesures suivantes :

Se joindre à l’audience par vidéoconférence

Le Conseil enverra aux participants un courriel contenant le lien et le mot de passe de la vidéoconférence le jour ouvrable précédant la date de l’audience. Il revient aux parties de communiquer le lien et le mot de passe de la vidéoconférence à leurs témoins respectifs. Le lien et le mot de passe ne doivent être communiqués à aucune autre personne. Si un membre du public souhaite assister à une audience en ligne, il doit d’abord communiquer par écrit avec le Conseil pour demander une invitation et un mot de passe.

Avant l’audience par vidéoconférence, les participants peuvent vérifier leur connexion et leur configuration dans Zoom en se joignant à une réunion d’essai, à l’adresse https://zoom.us/test.

La configuration requise pour utiliser la plateforme Zoom est décrite sur son site Web, à l’adresse https://support.zoom.us/hc/fr.

Les participants doivent utiliser un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou une tablette munie d’une webcam et d’un microphone. Il est préférable d’utiliser une ligne de réseau local, mais si un participant utilise un réseau sans fil, il doit s’assurer d’avoir une bande passante suffisante pour la capacité vidéo. Un ordinateur ou un écran secondaire peut être utile pour prendre des notes ou consulter des documents. Les participants sont invités à faire l’essai de leur webcam et de leur microphone avant l’audience par vidéoconférence. Veuillez noter que l’utilisation d’écouteurs peut améliorer la qualité du son.

Participer à une audience par vidéoconférence

Nous demandons aux participants de se placer dans une pièce calme et privée, où il y a peu ou pas de bruit de fond, et de fermer les stores des fenêtres pour éviter les reflets. L’espace que l’on voit derrière vous doit être professionnel, et les participants, y compris les témoins, doivent être convenablement vêtus. Les arrière-plans virtuels ne sont pas permis.

Les participants devront avoir accès à un téléphone pendant l’audience par vidéoconférence; ils devront être prêts à poursuivre par téléconférence si la vidéoconférence ne fonctionne pas ou prend du retard, ou en cas de déconnexion.

Les participants doivent avoir facilement accès à tous les documents qui ont été communiqués avant l’audience, qu’ils auront imprimés au préalable ou qu’ils pourront consulter au moyen d’un ordinateur ou d’un écran secondaire. Les documents qui ont été communiqués aux témoins avant l’audience doivent être finaux et exempts d’annotations.

Les participants doivent éteindre toutes les notifications sur leur ordinateur et tous les autres périphériques (téléphones cellulaires et filaires, clavier, etc.).

Les participants doivent garder leur microphone en sourdine et attendre l’invitation du président de l’audience avant de prendre la parole; il est important de bien articuler pour que toutes les communications soient comprises par toutes les parties.

Les participants ne sont pas autorisés à créer un enregistrement audio ou vidéo de l’une ou l’autre des parties de l’audience. Cela inclut, entre autres, les captures d’écran, l’enregistrement des conversations ou l’utilisation d’un logiciel tiers pour enregistrer la procédure.

Les témoins doivent, pendant toute la durée de leur témoignage, respecter les consignes suivantes :

  1. Être seuls dans une pièce;
  2. Utiliser un ordinateur ou une tablette uniquement aux fins de l’audience par vidéoconférence, fermer toutes les autres applications et n’utiliser aucune autre fonction pour communiquer avec d’autres personnes;
  3. Avoir à portée de main des copies non annotées des documents qui ont été présentés avant l’audience et ne les consulter que si on le leur demande pendant l’audience;
  4. Être prêts à utiliser leur caméra pour montrer la pièce dans laquelle ils se trouvent ou tout document qu’ils ont en leur possession.

Veuillez noter que Zoom n’est pas reconnu par le gouvernement du Canada comme une voie de communication sûre pour discuter de renseignements protégés. Cependant, étant donné que les procédures du Conseil sont généralement ouvertes et accessibles au public, et que toutes les mesures de sécurité offertes par la plateforme ont été mises en œuvre, les risques associés à son utilisation sont minimes et ne diffèrent pas de ceux qui sont présents dans toute autre forme d’audience.

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