Vérification des contrôles de base en place au Conseil canadien des relations industrielles et Plan d'action de la gestion

Vérification des contrôles de base en place au Conseil canadien des relations industrielles

Juillet 2011
Bureau du contrôleur général

Objectif et portée

La vérification avait pour but de s'assurer que les contrôles de base de la gestion financière1 en place au Conseil canadien des relations industrielles sont efficaces et sont conformes aux lois, politiques et directives applicables.

La vérification a comporté l'examen d'un échantillon d'opérations assujetties aux différentes politiques et directives mentionnées à l'annexe A du présent rapport. Les opérations en question se sont déroulées du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

La portée de la vérification était limitée en raison de protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales qui assument, pour le compte du CCRI, certaines des exigences énoncées dans les politiques et directives.

Cette vérification a été effectuée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne2.

L'importance de la question

La population canadienne s'attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l'objet d'une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s'attend également à des rapports fiables qui montrent de façon transparente et responsable comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes3.

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les sous-ministres et les administrateurs généraux à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d'administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l'organisation des ressources de façon que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales; veiller à ce que des systèmes de contrôle interne soient en place; signer les comptes ministériels; et s'acquitter d'autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l'administration de leur ministère ou de leur organisme.

Conclusion

Les contrôles de base de la gestion financière au Conseil canadien des relations industrielles sont effectués conformément aux exigences prévues dans onze des douze politiques, directives4 et lois correspondantes prises en compte aux fins de la vérification.

Recommandations

Dans le cadre de cette vérification, l'organisme a reçu des recommandations détaillées quant aux améliorations qui doivent être apportées. Il faut veiller à ce que les instruments de délégation soient examinés au moins une fois par année et qu'ils soient présentés dans les 90 jours suivant l'arrivée d'un nouveau ministre. L'organisme doit également veiller à ce que les directives qui s'imposent soient en place à l'égard de la distribution des cartes d'achats. En outre, des recommandations ont été présentées afin que des processus soient en place concernant l'autorisation préalable qui s'impose relativement aux heures supplémentaires et aux congés.

Plans d'action de la Direction

La Direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d'action en vue de donner suite aux recommandations détaillées5. Le Conseil canadien des relations industrielles a remis au Bureau du contrôleur général le plan d'action de la Direction visant à ce que des mesures soient prises relativement aux constatations. Ce plan d'action est affiché sur le site Web du Conseil canadien des relations industrielles.

Il a été question des résultats de la vérification et du plan d'action de la Direction avec le président du Conseil canadien des relations industrielles et avec le Comité de vérification des petits ministères et organismes. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d'action jusqu'à ce que des mesures aient été prises relativement à chaque constatation.

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification

Politiques et directives prises en compte Conformité
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses Respectée en grande partie
Directive sur l'engagement des dépenses et contrôle des engagements6 Respectée en grande partie
Directive sur la vérification des comptes7 Respectée en grande partie
Directive sur les cartes d'achats Respectée en partie
Directive sur les avances comptables Respectée
Politique sur les marchés Respectée en partie
Directive sur les voyages du Conseil national mixte et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage Respectée en partie
Politique sur l'accueil Respectée en grande partie
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales Non respectée
Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye Respectée en partie
Rémunération au rendement8 Respectée
Employés occasionnels Respectée


Légende
Respectée Conformité dans une proportion d'au moins 99 %.
Respectée en grande partie Conformité dans une proportion d'au moins 90 % mais de moins de 99 %.
Respectée en partie Conformité dans une proportion d'au moins 80 % mais de moins de 90 %.
Non respectée Conformité dans une proportion inférieure à 80 %.


1 Voir à l'annexe A la liste complète des politiques et des directives relevant de la portée de cette vérification. Les critères de vérification se trouvent à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/report/orp/2011/ccac-cvcb-fra.asp

2 Précisons que le Bureau du contrôleur général n'a pas procédé à une évaluation externe afin de confirmer ce point.

3 Cadre des politiques de gestion financière : Section 2. Contexte.

4 Voir à l'annexe A les résultats de conformité globale des organismes dans les secteurs pris en compte aux fins de la vérification.

5 Voir à l'annexe B la liste complète des recommandations issues de la vérification en ordre de priorité.

6 Inclut la Loi sur la gestion des finances publiques, article 32.

7 Inclut la Loi sur la gestion des finances publiques, article 34.

8 Entrent dans cette catégorie la Politique de gestion des cadres supérieurs, la Directive sur les conditions d'emploi de certains employés exclus ou non représentés et la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs


Plan d'action de la gestion

Opinion du Conseil canadien des relations industrielles (le CCRI) quant au rapport de vérification :

Le CCRI a examiné les conclusions et les recommandations formulées dans la lettre de recommandations et reconnaît que les résultats correspondent de manière précise à l'état des contrôles sur la gestion financière, les contrats, les frais de déplacement et d'accueil et la gestion des ressources humaines. Le CCRI prendra des mesures concrètes pour remédier aux problèmes soulevés et continuera de viser l'excellence en matière de pratiques de gestion.

Approbation du Plan d'action de la gestion par l'entité auditée

Elizabeth MacPherson
Présidente
Conseil canadien des relations industrielles

Recommandations Priorité Réponse et mesures prévues Responsabilités (titulaire du poste responsable de la mesure) Échéancier (dates de mise en oeuvre prévues)
1. Le CCRI devrait s'assurer que les instruments de délégation font l'objet d'un examen annuel et sont présentés dans les 90 jours suivant l'arrivée en poste d'un nouveau ministre. Haute Réponse et mesure prévue :
Le CCRI examinera les instruments de délégation sur une base annuelle, au début de chaque exercice, et s'assurera que ceux-ci sont mis à jour et présentés au bureau du ministre dans les 90 jours suivant la nomination d'un nouveau ministre.
Directeur exécutif et dirigeant principal des finances Continue, sur une base annuelle, au début de chaque exercice, ou au besoin.

Date du prochain examen : avril 2012.
2. Le CCRI devrait obtenir de la part des détenteurs de carte d'achat une attestation écrite des responsabilités et des obligations qui leur incombent avant d'émettre une carte d'achat, et garder les documents au dossier. Basse Réponse et mesures prévues :
Cette mesure est déjà partiellement mise en oeuvre, puisque chaque détenteur de carte d'achat signe un formulaire d'attestation des responsabilités lorsqu'il demande la carte. Le CCRI modifiera l'entente avec le détenteur de carte pour y inclure la date d'activation et s'assurer que le détenteur reconnaisse ses obligations avant que la carte soit activée.
Coordonnateur des cartes d'achat Modification au formulaire : septembre 2011.
3. Le CCRI devrait élaborer des processus administratifs et garder la documentation, pour s'assurer que les établissements d'hébergement respectent les limites gouvernementales pertinentes ou que les justifications sont documentées au dossier en cas de recours à des fournisseurs dont les tarifs excèdent les limites permises. Haute Réponse et mesures prévues :
Le CCRI adhère déjà à la directive relative à l'hébergement. Toutefois, il y a eu des cas où le recours à des fournisseurs de services d'hébergement dont les tarifs excédaient la limite permise n'était pas bien documenté. On fera un rappel de la politique au personnel ainsi qu'aux nouveaux employés afin de s'assurer que tous en sont au courant : le choix de l'établissement d'hébergement devrait être fait conformément aux seuils établis dans le répertoire gouvernemental des fournisseurs approuvés; les exceptions doivent être documentées de manière adéquate au dossier, en plus d'être approuvées par le gestionnaire.
Directeur, Services financiers Immédiatement
Une vérification aléatoire sera effectuée en 2012-2013, afin de s'assurer que la politique est respectée. D'autres mesures seront prises afin d'harmoniser les pratiques de gestion à la politique, au besoin.   Vérification aléatoire à l'automne 2012.
4. Le CCRI devrait s'assurer que les dépenses encourues par les employés du groupe de la direction pour les repas et les frais accessoires leur sont remboursés de manière conforme aux indemnités quotidiennes prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM). Haute Réponse et mesures prévues :

Le CCRI est au courant que ses directives actuelles sur les voyages prévoient des indemnités quotidiennes de repas plus élevées que celles prévues dans la directive du CNM pour les personnes nommées par le gouverneur en conseil et pour les employés du groupe de la direction. Un tableau distinct d'indemnités quotidiennes a été établi au cours des années 1990 pour remédier à un problème important, alors qu'un nombre élevé de demandes de remboursement de frais de voyage établies selon des reçus étaient présentées, conformément aux Autorisations spéciales de voyager du SCT.

Bien que la loi confère au CCRI le pouvoir d'établir les indemnités pour les personnes nommées par le gouverneur en conseil, il n'a pas le pouvoir nécessaire pour établir ses propres indemnités quotidiennes pour les employés du groupe de la direction. À son entrée en poste en janvier 2008, la présidente du CCRI a gelé toutes ces indemnités, de manière à ce qu'elles soient éventuellement harmonisées avec celles prévues par le SCT et le CNM. En date du mois d'avril 2011, la différence entre l'indemnité quotidienne offerte par le CCRI et celle prévue par le CNM est de moins de 4 %.

Une fois que les indemnités quotidiennes de repas seront harmonisées avec celles prévues par le CNM et le SCT, le CCRI adoptera et suivra la Directive du CNM, et ce, pour l'ensemble de son personnel.
Directeur exécutif et dirigeant principal des finances On prévoit que les indemnités de repas offertes par le CCRI seront harmonisées avec celles du CNM d'ici l'exercice 2012 2013.
5. Le CCRI devrait s'assurer que des procédures sont établies pour faire en sorte que les activités d'accueil soient approuvées par la personne au niveau décisionnel approprié et que tous les frais afférents à un seul événement soient déclarés sur un seul formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil. Haute Réponse et mesures prévues :

Le CCRI souscrit aux conclusions de la vérification qui concernaient un événement bien précis et s'assurera que toutes les dépenses afférentes à une seule activité d'accueil sont rapportées sur un seul formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil et qu'elles sont approuvées par la personne au niveau décisionnel approprié. Le CCRI veillera aussi à ce que le personnel comprenne clairement toutes les exigences applicables de la politique sur l'accueil et améliorera son processus de contestation et de vérification des demandes relatives aux activités d'accueil.
Directeur exécutif et dirigeant principal des finances Immédiatement
6. Le CCRI devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé font l'objet d'une autorisation préalable écrite. Basse Réponse et mesures prévues :

Le CCRI fonctionne toujours avec un système de rapport mensuel des congés sur support papier. Cela a occasionné certaines incohérences dans l'application de la politique, puisque les employés des bureaux régionaux demandent couramment l'autorisation de prendre congé par courriel ou par téléphone et envoient ensuite leur rapport mensuel de congé pour approbation définitive à la fin du mois. Afin d'assurer que les dossiers sont bien documentés, le CCRI a demandé, aux membres du personnel pour lesquels il est pratiquement impossible d'obtenir un formulaire de demande de congé signé lorsqu'il s'agit d'obtenir l'autorisation préalable, que l'autorisation de congé soit demandée par courriel et que le courriel d'approbation soit joint aux rapports mensuels. Cette pratique est à la fois cohérente et conforme à la politique.

Un rappel de cette exigence a été communiqué le 5 juillet 2011, lors de la réunion de gestion mensuelle. Des examens périodiques seront effectués pour vérifier la bonne application des contrôles internes.
Directeur, Services à la clientèle et gestion intégrée Immédiatement
7. Le CCRI devrait s'assurer que l'approbation préalable des heures supplémentaires est bien documentée. Moyenne Réponse et mesures prévues :

Le CCRI reconnaît que l'autorisation préalable des heures supplémentaires doit être bien documentée. On rappellera au personnel la bonne procédure à suivre pour faire autoriser des heures supplémentaires. Dans les cas où l'autorisation préalable des heures supplémentaires ne peut être planifiée à l'avance, mais que celles-ci découlent directement de la prolongation après les heures de travail d'une audience ou d'une séance de médiation, le CCRI élaborera une directive et des processus appropriés visant à traiter les demandes d'heures supplémentaires dans ces circonstances.

Un examen périodique de la documentation relative aux heures supplémentaires dans les dossiers des RH sera aussi effectué.
Directeur, Services à la clientèle et gestion intégrée Immédiatement

Directive élaborée et mise en oeuvre, au plus tard en décembre 2011.

L'examen sera effectué à l'automne 2012.
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