Renseignements sur la réservation des voyages et les demandes d'indemnité de déplacement

Conseil canadien des relations industrielles
Renseignements sur la réservation des voyages et les demandes d'indemnité de déplacement (Remplace les Détails et précisions concernant les demandes d'indemnité de déplacement du 30 août 2005)
En vigueur le 1^er juillet 20111

Vous trouvez ci-joint une liste* de détails à fournir, le cas échéant, et des précisions concernant les demandes d'indemnité de déplacement.

Un formulaire d'autorisation de voyager doit être au préalablement approuvé pour tout voyage, même ceux d'une journée, à l'exception des voyages initiés par le document d'attribution des affaires des personnes nommées par décret, auquel cas le document d'attribution des affaires des personnes nommées par décret servira comme autorisation.

Tous les formulaires d'autorisation de voyager doivent parvenir le plus tôt possible après leur approbation à la section des Services financiers pour engagement des fonds dans le système financier. Veuillez noter qu'aucune demande de remboursement ne sera traitée par les Services financiers sans avoir reçu le formulaire d'autorisation de voyager.

Toutes les réservations de billets de train et d'avion doivent être faites par l'intermédiaire de l'agence de voyages Travel AcXess Voyage.

Adresse et numéros de téléphone :

360, rue Albert
Bureau 1800
Ottawa (Ontario)
K1R 7X7

SService d'assistance :
1-800-514-3798

Agence de voyage à service complet :
1-800-514-3798
1-613-783-3365 (à frais virés à partir de l'étranger)

Le Conseil recommande que tous les voyageurs ou leur délégué utilisent l'Outil de réservation en ligne (OREL) pour faire les réservations initiales. Les frais de service de l'OREL sont environ la moitié de ceux des réservations faites par téléphone. Cependant, toutes modifications ultérieures doivent être faites par téléphone et être limitées.

Toute location de voiture doit être approuvée au préalable.

Toutes les réservations doivent s'effectuer de la façon suivante :

(a) Fournir au conseiller les renseignements suivants :

(i) le NAV (numéro d'autorisation de voyage);
(ii) le NIV (numéro d'identification du voyageur);
(iii) le nom du voyageur;
(iv) le nom de l'organisme;
(v) le numéro de téléphone;
(vi) la préférence du voyageur quant au siège.

(b) Le conseiller vous aidera à effectuer vos réservations en abordant les points suivants :

(i) renseignements particuliers : date du voyage; ville d'origine et de destination ainsi que les arrêts prévus;
(ii) réservations de billets d'avion; choix d'itinéraire; prix des billets offerts;
(iii) réservations de chambres d'hôtel;
(iv) location de voiture;
(v) autres services au besoin.

(c) Les billets seront envoyés électroniquement à la personne faisant les réservations.

Il faut obtenir un numéro de voyage (NAV) pour chaque déplacement à l'extérieur de la zone d'affectation chaque fois que des réservations sont effectuées (transport aérien, chemins de fer, logements, location de voiture) par l'intermédiaire de Travel AcXess Voyage.

Le numéro de voyage (NAV) (dans la région de la capital national) est attribué par les Services financiers. Pour obtenir un NAV, vous pouvez envoyer un courriel à L-Finance ou appeler l'un des numéros suivants : 947-5425 ou 947-5431. Les bureaux régionaux et la logistique des audiences obtiennent une liste de NAV des Services financiers. Les renseignements suivants sont exigés lorsq'un NAV est attribué :

(i) nom du voyageur;
(ii) date du départ;
(iii) date du retour;
(iv) destination.

Chaque fois qu'une réservation d'hôtel est fait dans un établissement ne faisant pas partie du répertoire « dans la limite » (anciennement appelée « page blanche »), la dépense doit être indiqué dans la section 10 du formulaire « Autorisation de voyager et avance » et la raison de ce choix doit être indiqué spécifiquement. Le lien suivant vous amène au répertoire des établissements : http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.aspx. Veuillez noter que cette section du formulaire doit être utilisée pour chaque dépense non-standard. N'hésitez surtout pas à contacter la section des Services financiers pour toute interprétation de la Directive sur les voyages.

Veuillez indiquer sur votre demande d'indemnité de déplacement les heures de départ et d'arrivée.

Veuillez indiquer sur votre facture d'hébergement, à côté de chaque dépense qui n'a pas trait directement à la chambre d'hôtel (ex. frais téléphonique, d'utilisation de fax/ligne internet, etc.), si cette dépense a eu lieu pour affaires ou pour but personnel. Si une dépense est non identifiée, le personnel des Services financiers devra vous demander de préciser sa nature.

Veuillez noter que : Pour chaque journée ou fraction de journée passée en voyage, où le logement est autorisé pour la nuit, le voyageur touche l'indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner qu'il a pris, si le repas n'est pas fourni gratuitement ou compris dans les frais de transport. Lorsque l'indemnité est versée, le voyageur ne peut réclamer d'autre montant pour les repas ou pour les pourboires relatifs au repas. Si vous vous trouvez donc dans une situation exceptionnelle où vous avez dû engager des dépenses pour des repas qui étaient fournis, vous devez indiquer dans votre demande que vous réclamez ce genre de dépense ainsi que la raison de votre demande.

L'indemnité de kilométrage utilisée doit être celle de la province d'immatriculation du véhicule, peu importe si vous avez utilisé votre véhicule dans plus d'une province.

L'indemnité de faux frais comprend des postes comme les dépenses de blanchissage, de nettoyage à sec, les pourboires, les journaux et la détérioration des bagages. Veuillez noter que vous avez droit à cette indemnité seulement si vous passez la nuit et vous y avez droit pour chaque journée ou fraction de journée.

On peut se procurer des bons de taxis auprès des Services financiers (947-5425 ou 947-5431) dans le cas des déplacements en service commandé dans la région de la Capitale nationale. La copie jaune du reçu est retournée aux Services financiers par l'employé et signée par le gestionnaire autorisé.

Les employés en voyage qui utilisent un taxi entre leur domicile ou leur lieu de travail et le terminus du transporteur au début et à la fin de la période de voyage, lorsque cela est justifié, doivent payer comptant et seront remboursés dans le cadre de leur demande d'indemnisation de déplacement.

Les employés qui sont en voyage à l'extérieur de leur zone d'affectation doivent obtenir des reçus de taxi à l'égard des sommes supérieures à 10 $.

Chaque dépense doit être indiquée sur une ligne distincte, par ordre chronologique. Les reçus pour chaque dépense doivent être numérotés à la partie supérieure droite et disposés par ordre chronologique et numérique.

L'heure du départ, de l'arrivée et le numéro du vol, le cas échéant, doivent être indiqués sur le formulaire pour chaque voyage d'une ville à l'autre.

Lorsque le voyageur certifie que le reçu est perdu, qu'il à été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration peut remplacer le reçu.

Il faut indiquer le type de repas dont on demande le remboursement (c'est-à-dire, petit déjeuner, déjeuner, dîner, si les trois genres de repas sont réclamés).

Les personnes qui voyagent au moins deux fois par année et qui désirent se procurer une carte American Express sont priées de communiquer avec les Services financiers pour prendre les dispositions nécessaires.

L'utilisation d'une carte de crédit personnelle n'est pas recommandée. Les frais supplémentaires engagés par les employés qui voyagent en service commandé et qui utilisent alors des cartes de crédit personnelles ne sont pas remboursables, pas plus que les frais de service exigés par la compagnie émettrice de la carte de crédit.

La carte American Express offerte par le Programme de carte de voyage du gouvernement, en plus d'être commode, permet au détenteur d'établir son identité et de jouir d'une plus grande sécurité financière; elle doit servir à payer les frais d'hôtel, de location de voitures, de restaurant, de conférence et d'accueil.

Les détenteurs de carte doivent effectuer directement leurs paiements à la compagnie American Express avant la date d'échéance. Ils pourront perdre leurs privilèges s'ils n'effectuent pas le paiement dans les 30 jours suivant la date d'échéance.

Les demandes d'indemnité de déplacement doivent être soumises aux Services financiers dans les 15 jours civils qui suivent le retour du voyageur.

Les Services financiers verront à ce que le remboursement soit fait dans les 10 jours ouvrables après réception de la demande d'indemnité de déplacement. Les demandes d'indemnité de déplacement sont traitées de la façon habituelle. Néanmoins, chaque détenteur de carte de voyage doit veiller à présenter sa demande rapidement.

Le système financier du Conseil offre les remboursements de voyage par chèque, envoyé par la poste, ou par dépôt direct. Si le voyageur demande d'être remboursé par dépôt direct, il doit remplir le formulaire prévu à cet effet et le soumettre aux Services financiers. Le voyageur ne recevra pas de talon s'il choisit l'option de remboursement par dépôt direct, mais recevra un courriel confirmant le paiement et le dépôt en trois jours ouvrables.

" Pour éviter les problèmes découlant de l'annulation ou de la modification de la réservation, le voyageur doit prendre les mesures suivantes :

(i) communiquer avec le conseiller de Travel AcXess Voyage :

Numéro sans frais partout au Canada
1-800-514-3798

(ii) annuler sa réservation s'il ne peut pas prendre son avion;

(iii) remettre les coupons de vol non utilisés aux Services financiers dès que possible;

(iv) obtenir un numéro d'annulation s'il annule, soit par l'intermédiaire du conseiller de Travel AcXess Voyage ou directement à l'hôtel, une réservation confirmée;

(v) toute modification apportée à une réservation initiale doit être communiqué aux Services financiers.

Pour éviter les questions et les retards dans le paiement de votre demande d'indemnité de déplacement, veuillez clairement documenter chaque situation particulière et faire approuver votre réclamation par votre superviseur avant de la faire parvenir aux Services financiers.

*La liste n'est pas exhaustive, elle ne résume que certains points qui méritent une attention particulière.